BLOG BLENX

Berikut adalah petunjuk singkat/ tutorial dari beberapa proses
berkaitan dengan filing dan lain-lain yang dilakukan dengan MS
Windows. Tidak seluruh fasilitas diterangkan di sini, namun hanya
yang dasar, penting dan prinsip saja.
Tips untuk mengelola file dan folder
Seringkali kita sulit menemukan atau mencari file yang telah dikerjakan atau kita
menemui kesulitan dalam mengelola banyak file dalam banyak folder. Berikut
adalah tips yang dikeluarkan oleh Microsoft sebagai pembuat MS Windows.
(catatan, MS Windows di sini adalah MS Windows XP)

1. Gunakanlah My Documents sebagai media penyimpan data. Mengapa?
Karena :
a. Folder My Documents HANYA BISA dibuka oleh LOGIN yang
sama
b. mudah dicari : anda dapat mengakses my documents dari mana
saja dan setiap kali kita akan melakukan save atau open dalam
setiap aplikasi MS OFFICE selalu mengacu ke My Documents. Ini
akan menyingkat waktu.
c. mudah dibackup : MS Windows mengistimewakan fasilitas backup
untuk semua file/folder yang ada di My Documents
d. file-file pekerjaan terpisah dengan file program. Jkika ada
kerusakan pada windows tidak berefek pada file pekerjaan.
Langkah-langkah dalam men-SETUP My Documents :
Anda tentunya ingin agar file-file dalam My Documents tidak terletak di drive C seperti yang ada di default.
• Menentukan lokasi file-file dan folder My Documents
-pada My Documents, klik kanan dan pilih Properties
-pada Target Folder Location, klik ikon Move dan pilih lokasi di mana
anda akan meletakkan file-file pekerjaan anda. Sarannya adalah jangan di
DRIVE C:
-klik apply
• Men-share folder, file dalam My Documents
-pada My Documents, klik kanan dan pilih Properties
-pada Sharing Tab, tentukan pilihan Sharing anda. Saran : beberapa file
sebaiknya TIDAK di-sharing.
• Backup file dalam My Documents
-pada My Documents, klik kanan dan pilih Properties
-pada Tools Tab, pilih Backup Now dan ikuti petunjuk selanjutnya
Saran : sebaiknya file-file di backup satu bulan sekali.

2. Gunakan penamaan file dan folder yang konsisten
Apabila memungkinkan, gunakan nama yang umum dan gunakan
singkatan apabila penamaan terlalu panjang.

3. Gunakan penamaan file dan folder yang singkat dan mudah apabila
dilakukan proses pencarian (Search)

4. Pisahkan antara file-file dan folder PROSES dan ARSIP
Maksudnya adalah file-file dan folder dalam My Documents hanya berisi
file/folder pekerjaan yang anda sedang lakukan atau file-file yang sering
anda akses. Selebihnya, agar tidak membebani My documents, file/folder
yang jarang diakses sebaiknya dipisahkan dari My Documents dan
dibuatkan folder tersendiri, misalnya ARSIP. Folder ini bisa dikategorikan
berdasarkan waktu atau subjek.

5. Jika memungkinkan, pisahkanlah folder berdasarkan tipe file yang ada di
dalamnya, misalnya folder gambar, hanya berisi gambar-gambar. Hal ini
akan mempercepat proses pencarian

6. Jangan membuat hirarki folder terlalu dalam.

7. Gunakan Shortcut Link
Jika anda ingin memanggil file/folder yang sama namun dari lokasi yang
berbeda-beda, jangan melakukan duplikasi file/folder. Gunakan Shortcut
Link:
-pilih file/folder yang diinginkan, klik kanan dan pilih Create Shortcut
Menggunakan fasilitas RUN untuk membuka aplikasi secara cepat
Run dapat digunakan untuk membuka aplikasi-aplikasi, dan karena letaknya
mudah, kita dapat memanfaatkannya untuk mempercepat pekerjaan.Misalnya
Ketik.. Untuk membuka aplikasi..
Calc kalkulator
Explorer Windows Eksplorer
Sendto Sendto : anda dapat menentukan
media lain dalam sendto
Control Control Panel
Pemeliharaan komputer
Agar komputer yang anda gunakan selalu dalam keadaan siap dan cepat, ada
beberapa hal yang harus DILAKSANAKAN secara reguler:
1. Selalu Empty Recycle Bin
2. Selalu hapus file-file dalam folder TEMP
3. Selalu gunakan antivirus terbaru dan update antivirus secara berkala :
Download di http://ftpsearch.itb.ac.id
4. Teraturlah dalam menggunakan Disk Defragmenter dan perintah RUN:
CHKDSK
5. Jangan menginstal program sembarangan
6. Simpanlah SELALU semua driver hardware komputer anda. DRIVER
YANG PENTING diantaranya : Driver VGA Card, Driver Network Card,
Driver Motherboard
Fasilitas Search
Fasilitas ini adalah fasilitas paling penting yang digunakan untuk mencari file,
maupun folder . Untuk memaksimalkan penggunaannya, ada beberapa cara
disamping yang sudah ada dalam MS Windows:
Lokasi tanda bintang Artinya
*.doc, *.jpg Anda mencari semua file yang
ekstensionnya .doc, .jpg
Jadwal*.doc Anda mencari semua file dokumen
yang memiliki nama depan Jadwal
*apa.xls Anda mencari file-file MS EXCEL yang
memiliki nama terakhir apa, hasil
pencarian adalah :
mengapa.xls,berapa.xls
Keyboard Shortcut
Kadangkala penggunaan keyboard shortcut akan mempercepat pekerjaan.
Berikut adalah daftar keyboard shortcut untuk Windows XP :
Shortcut Artinya
Tombol bertanda logo Windows Tampilkan Startup Menu
Tombol bertanda logo Windows+
Pause/Break
Tampilkan System Properties: untuk
keperluan sharing dll
Tombol bertanda logo Windows+ r Run
Tombol bertanda logo Windows+l Locking Windows
Tombol bertanda logo Windows+f Search file/folder
Tombol bertanda logo
Windows+CTRL+f
Search komputer
Tombol bertanda logo Windows+d Minimisng dan Restoring Windows
Tombol bertanda logo Windows+e Windows Explorer
SHIFT+DEL Menghapus file/folder secara
permanen
ALT+TAB Pindah antar program yang sedang
berjalanPindah antar program yang
sedang berjalan
Menggunakan jalur komunikasi virtual untuk meningkatkan efisiensi
pekerjaan
Installah MESSAGEPOPUP di komputer anda. Program kecil ini amat berguna
tidak hanya untuk komunikasi antar komputer, juga untuk memindahkan file,
komunikasi ke beberapa orang/ komputer sekaligus. Apabila ada komputer yang
belum terinstal program ini minta tolong kepada Gagan/Dei/Ahmad untuk
menginstalasinya. Brogram ini bersifat Free, jadi kita tidak membajak.